AUXILIAR ADMINISTRATIVO

Requisitos mínimos

Funciones

1. Recibir, revisar, clasificar, radicar y distribuir la correspondencia y demas documentos relacionados con los asuntos de competencia de la personeria municipal, asegurando su adecuado registro, trazabilidad y cumplimiento de los terminos establecidos.
2. Actualizar y llevar los registros administrativos asignados, incluyendo los relacionados con la entrega de correspondencia interna y externa, citas, agenda y llamadas telefonicas, garantizando su exactitud y confidencialidad.
3. Orientar a los usuarios que acuden a la personeria municipal, brindando informacion clara, respetuosa y oportuna sobre los servicios que presta la entidad, de acuerdo con los procedimientos establecidos en el manual de atencion al ciudadano.
4. Ejecutar actividades de apoyo logistico y administrativo requeridas para la adecuada operacion de la dependencia, contribuyendo al cumplimiento de los planes, proyectos, objetivos y metas institucionales.
5. Proyectar documentos, oficios e informes en los sistemas de informacion institucional, conforme a las instrucciones del superior inmediato y a las directrices de la entidad sobre elaboracion y manejo documental.
6. Realizar el registro, control y seguimiento de los compromisos, reuniones, agenda y llamadas de la dependencia, asegurando su manejo ordenado y bajo estricta reserva.
7. Apoyar las actividades administrativas, logisticas y operativas de las distintas areas de la personeria municipal, con el fin de contribuir a una prestacion del servicio eficiente y de calidad.
8. Verificar el estado y funcionamiento de los equipos, herramientas tecnologicas y recursos fisicos asignados, reportando oportunamente cualquier anomalia para su reparacion o reposicion.
9. Organizar y mantener actualizado el archivo de gestion de la dependencia conforme a los principios archivisticos y la normatividad vigente, garantizando el acceso oportuno y la conservacion documental.
10. Cumplir con las actividades y responsabilidades asignadas dentro del plan de accion de la dependencia y de los procesos definidos en el plan estrategico institucional.
11. Efectuar diligencias externas en cumplimiento de funciones administrativas, cuando asi lo requieran las necesidades del servicio o lo disponga la autoridad competente.
12. Ejercer la supervision de los contratos que expresamente le asigne el personero municipal, velando por el cumplimiento de las obligaciones contractuales, la correcta ejecucion tecnica, juridica y/o financiera, segun la naturaleza del contrato, y la observancia de los principios de la contratacion estatal, de conformidad con la normatividad vigente y los lineamientos institucionales.
13. Cumplir las demas funciones asignadas por el personero municipal o por el superior inmediato, de conformidad con la constitucion, la ley y en atencion a las necesidades del servicio.

Vacantes