SECRETARIO EJECUTIVO

Requisitos mínimos

Funciones

1. Elaborar documentos en procesadores de texto, cuadros en hojas de calculo, software de presentaciones y manejar aplicativos de oficina dando cumplimiento a las directrices sobre elaboracion y manejo de documentos, definidas en el sistema integrado de gestion.
2. Realizar y recibir llamadas telefonicas y transcribir los mensajes a las personas correspondientes, de acuerdo con su competencia.
3. Recibir las peticiones, quejas, reclamos y sugerencias enviadas por los ciudadanos y por las diferentes dependencias de la gobernacion, cuando se trata de correspondencia interna, distribuir para su tramite en la dependencia, hacer seguimiento para su respuesta en los tiempos establecidos y coordinar el respectivo envio al destinatario.
4. Atender al usuario interno y externo en los temas referentes a los tramites del area de su desempeño y darle la informacion oportuna y veraz, orientandolo en la busqueda y solucion a sus necesidades.
5. Elaborar las actas de reuniones o comites donde el superior inmediato deba ejercer la secretaria, de acuerdo con los lineamientos y formatos establecidos por el sistema integrado de gestion.
6. Procurar el buen uso y conservacion del equipo de oficina y todos los elementos de trabajo a su cargo segun inventario y responder por los mismos.
7. Solicitar los elementos requeridos en la dependencia y velar por el abastecimiento oportuno de los mismos, de acuerdo con los lineamientos de la entidad.
8. Apoyar operativamente y complementar el desarrollo de las actividades asociadas con la administracion de documentos (archivo de gestion,control de documentos y datos).
9. Las demas que le sean asignadas por el superior jerarquico de manera verbal o escrita y las que de manera reglamentaria se llegaren a adicionar en el futuro, conforme a la naturaleza del cargo
10. Alimentar los sistemas de informacion relacionados con los temas de la dependencia, de acuerdo con las instrucciones del superior inmediato.
11. Operar y responder por el buen uso de los equipos y elementos que se le asignen para la ejecucion de las labores de la dependencia y velar por su funcionamiento, de acuerdo con las guias, manuales de operacion y procedimientos de la entidad.
12. Participar activamente en las actividades requeridas para la operacion, mantenimiento y mejora del sistema integrado de gestion y aplicar las recomendaciones en el ambito de su competencia, de acuerdo con la normatividad vigente en materia de control interno y calidad
13. Aplicar los principios del control interno: autocontrol, autogestion y autorregulacion, de acuerdo con la naturaleza de las funciones y competencias asignadas, que se enmarcan integran y complementan dentro de los principios legales y constitucionales
14. Proyectar para la firma del superior inmediato, las novedades de personal relacionadas con permisos, vacaciones y licencias, que se deben reportar a la secretaria administrativa - direccion de talento humano, de acuerdo con los procedimientos y normatividad vigente.
15. Cumplir con las actividades del sistema de gestion de seguridad y salud en el trabajo sg- SST, utilizando correctamente los elementos de proteccion personal y protegiendo la salud integral, para prevenir los accidentes de trabajo y enfermedades laborales, de acuerdo con los lineamientos de la normatividad vigente y el reglamento de higiene y seguridad industrial, adoptado en la entidad

Vacantes