SECRETARIO

Requisitos mínimos

Funciones

1. 1. Ejecutar los procesos institucionales relacionadas con la radicacion, registro, clasificacion, organizacion, distribucion, gestion y respuesta de las peticiones, quejas, reclamos, denuncias o sugerencias que sean allegadas por los usuarios, en el marco de la normatividad del derecho de peticion y demas normas que lo complementen, adicionen, modifiquen o sustituyan.
2. 2. Elaborar, redactar, transcribir y/o digitalizar documentos, certificaciones, constancias secretariales, presentaciones, oficios, correos electronicos requeridos para la atencion oportuna y de calidad de las solicitudes de usuarios o necesidades de la dependencia, de acuerdo con los procedimientos, formatos y disposiciones legales existentes.
3. 3. Realizar el tramite y diligenciamiento documental, que le sea asignado y/o de competencia de la dependencia donde se ubique, conforme a las disposiciones tecnicas y administrativas propias de la gestion.
4. 4. Brindar orientacion o atencion adecuada al usuario, de acuerdo con sus necesidades, de manera presencial, telefonica o por cualquier otro medio, observando los procedimientos, autorizaciones, y terminos establecidos.
5. 5. Organizar, coordinar, concertar y comunicar reuniones, compromisos o diligencias que deba cumplir el jefe de la dependencia, de acuerdo con los requerimientos, planificacion y directrices establecidas.
6. 6. Ejecutar los procesos de gestion documental relacionados con la organizacion, clasificacion y entrega final al area correspondiente de los documentos, oficios, certificados, actos administrativos y demas documentacion de la dependencia en donde se ubique el empleo, de acuerdo con los procedimientos, normatividad y disposiciones tecnicas establecidas para ello.
7. 7. Organizar, coordinar, concertar y comunicar reuniones, compromisos o diligencias que deba cumplir o asistir el jefe de la dependencia, de acuerdo con los requerimientos, planificacion y directrices establecidas.
8. 8. Realizar las labores de fotocopiado, escaneo y digitalizacion de la documentacion que se genera en la dependencia y requiera de estos procesos, de acuerdo con los requerimientos y protocolos tecnicos y de confiabilidad existentes.
9. 9. Organizar y coordinar los procesos relacionados con el reparto interno de documentos, solicitudes, correspondencia, u oficios a las areas y/o funcionarios correspondientes, en terminos de oportunidad y conforme a los procedimientos y sistemas de informacion existentes en la administracion municipal.
10. 10. Operar, administrar, actualizar y/o depurar las diferentes plataformas, sistemas de informacion, bases de datos que le sean asignados, con el fin de facilitar su consulta, la toma de decisiones, y/o entrega de informes, en terminos de calidad y oportunidad y conforme a los protocolos de seguridad, confidencialidad y conservacion establecidos.
11. 11. Elaborar, notificar y adelantar el tramite de citacion a usuarios tanto internos como externos sobre actos administrativos y documentos, cuya firma y/o presencia requiera la administracion, de conformidad con las disposiciones establecidas para tal fin.
12. 12. Administrar las claves que para el ingreso de las diferentes plataformas o sistemas de informacion le sean asignadas, conforme a los protocolos de seguridad, confidencialidad y conservacion establecidos.
13. 13. Ejecutar los procesos de conservacion, cuidado y uso del patrimonio documental que le sea asignado, de acuerdo con los procedimientos y protocolos establecidos.
14. 14. Brindar el apoyo logistico requerido para el desarrollo de actividades, programas, campañas institucionales, eventos y reuniones que realice la administracion municipal y que le sean asignados, de acuerdo con los protocolos, instrucciones y procedimientos para tal fin.
15. 15. Acatar y aplicar las normas, planes, programas y procesos relacionados con el sistema de gestion de seguridad y salud en el trabajo en el desarrollo de sus funciones, conforme a las disposiciones aplicables sobre la materia.
16. 16. Aplicar y participar en el desarrollo de las actividades encaminadas a la implementacion, sostenimiento y mejoramiento del modelo integrado de planeacion y gestion -MIPG-, control interno y sistema de calidad a nivel institucional, conforme a las disposiciones, normatividad y lineamientos sobre la materia.
17. 17. Apropiar y aplicar los principios de la cultura organizacional y mejores practicas en el desarrollo de sus funciones, con el fin de coadyuvar en el logro de la mision institucional.
18. 18. Realizar las demas funciones que le sean asignadas, de acuerdo con el nivel y naturaleza del cargo, cumpliendo estandares de calidad y oportunidad.

Vacantes