Función pública en el marco de la emergencia sanitaria por COVID-19

Con motivo de la declaración de pandemia por la Organización Mundial de la Salud, a raíz de la irrupción del virus COVID - 19, el Ministerio de Salud decretó el Estado de Emergencia Sanitaria en el territorio nacional hasta el 30 de mayo de 2020. Hasta esa fecha, se tienen tomadas medidas especiales para la función pública, las cuales son de necesaria observancia para servidores públicos y ciudadanos.

Teniendo en cuenta la situación sanitaria, el Presidente de la República decretó el Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica, por medio del Decreto 417 del 17 de marzo de 2020. Con esta declaratoria, el Presidente quedó facultada para dictar decretos con fuerza de ley, destinados exclusivamente a conjurar la crisis y a impedir la extensión de sus efectos.

Haciendo uso de estas facultades, el Presidente de la República, ha tomado una serie de medidas, regulatorias de la función pública.

Trabajo presencial de funcionarios y contratistas en el marco de la Emergencia Sanitaria

La prestación de servicios presenciales, por parte de servidores y contratistas de las distintas ramas y órganos del poder público, se encuentra suspendida hasta que sea levantada la medida de Emergencia Sanitaria, decretada por el Ministerio de Salud. Solo estará permitido el trabajo presencial, cuando sea necesario para prevenir, mitigar y atender la emergencia sanitaria por causa del Coronavirus COVID-19, y garantizar el funcionamiento de los servicios indispensables del Estado. A partir del 27 de abril, se encuentran habilitados los servicios de notariado y registro, con algunas restriccciones.

Los trabajadores del Estado, cuya presencia no sea indispensable en la sede de trabajo en la actual circunstancia, deberán desarrollar sus labores bajo las modalidades de trabajo en casa, teletrabajo u otras similares.

Los contratistas del Estado, deberán continuar con la prestación de sus servicios, cuando puedan hacerlo de forma virtual o remota. Cuando no puedan desarrollar su trabajo de esta manera, en todo caso, tendrán derecho a percibir los honorarios, previa verificación del pago de aportes al Sistema de Seguridad Social. No podrán terminarse o suspenderse contratos con ocasión de la Emergencia Sanitaria

Medidas relacionadas con actuaciones administrativas y el procedimiento administrativo general

Cuando las autoridades estén adelantando actuaciones administrativas, iniciadas antes del 28 de marzo de 2020, se deberán efectuar las notificaciones a través de correo electrónico. Si no se tiene registro de este, deberá ser suministrado por el interesado y si no se logra notificar de esta forma, deberá surtirse el procedimiento ordinario de notificación, dispuesto en la Ley 1437 de 2011.

Cuando se inicien actuaciones administrativas con posterioridad a esta fecha, el interesado deberá suministrar obligatoriamente su correo electrónico, al cual deberán efectuarse las notificaciones. Al suministrar el correo electrónico, se entenderá que se acepta la notificación por este medio.

Las autoridades, deben habilitar una dirección electrónica, a partir de la cual efectuarán las notificaciones de las actuaciones administrativas que se inicien.

No obstante, las autoridades públicas podrán suspender los términos en las actuaciones administrativas que adelantan, por razones del servicio y como consecuencia de la emergencia. Cada jefe de entidad, deberá evaluar si se hace necesario la suspensión de actuaciones administrativas.

Ampliación del término de respuesta a derechos de petición

El Presidente de la República, modificó el término de respuesta a los derechos de petición en las siguientes condiciones:

  • El término de respuesta de las peticiones de interés general o particular, es de treinta (30) días hábiles
  • El término de respuesta de las peticiones de documentos e información, será de veinte (20) días hábiles
  • El término de respuesta de las peticiones en la modalidad de consulta, será de treinta y cinco (35) días hábiles

Firma de actos administrativos

Cuando las autoridades no tengan registrada una firma digitalLa firma de actos administrativos,, podrá hacerse mediante firma autógrafa mecánica, digitalizada o escaneada. Las autoridades deberán preservar la seguridad de los documentos que se firmen por este medio.

Decisiones de órganos colegiados

Los órganos, corporaciones, salas, juntas o consejos colegiados, de todas las ramas del poder público podrán reunirse virtualmente y por este mismo medio, tomar decisiones, con publicidad de sus actuaciones donde no rija la reserva. Esto aplica para las distintas ramas y órganos del poder público. De esta manera se faculta a juntas de entidades, comisiones de personal, asambleas departamentales, concejos municipales y demás órganos colegiados, a reunirse y decidir de forma virtual.

Actividad de la Rama Judicial

Si bien los Decretos expedidos en el marco de la Emergencia Económica, Social y Ecológica, regulan las actividades de las ramas y órganos del poder público, cada representante de las entidades debe analizar la necesidad de suspender la prestación de servicios a su cargo.

La Rama Judicial, en ejercicio de su autonomía, ha tomado una serie de medidas para garantizar la continuidad de la prestación de servicios esenciales para el Estado de Derecho, en las siguientes condiciones:

  • Los términos en los distintos procesos judiciales se encuentran suspendidos, salvo excepciones expresas.
  • Las acciones de tutela y habeas corpus se están tramitando a través de correo electrónico.
  • El control de constitucionalidad que debe hacer la Corte Constitucional sobre los decretos legislativos del Presidente, se exceptúa de la suspensión de términos.
  • La nulidad por inconstitucionalidad de los decretos que expida el Presidente y la nulidad de los actos administrativos expedidos desde la declaratoria de emergencia santitaria, se exceptúan de la suspensión de términos.
  • Algunos procesos en materia penal, civil y laboral se vienen desarrollando de forma limitada para garantizar derechos de sujetos procesales de especial protección.

La suspensión de términos en la Rama Judicial, aplica en principio, hasta el 10 de mayo de 2020, según el Acuerdo PCSJA20-11546 del 25 de abril de 2020.

Término de la emergencia

La Emergencia Sanitaria, fue declarada por el Ministerio de Salud a partir del 12 de marzo y hasta el 30 de mayo de 2020. Podrá ser terminada anticipadamente o extendida según necesidad.  

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